CÁCH QUẢN LÝ HỒ SƠ BẰNG EXCEL

     

Quản lý hồ sơ nhân sự bởi Excel sẽ tồn tại rất mất thời gian ở các doanh nghiệp. Dù hiện thời có khá đa phần mềm làm chủ hồ sơ người lao động buổi tối ưu hơn, tuy vậy file Excel vẫn tồn tại được tin dùng. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn về các biểu mẫu nhân sự Excel, những thành phần cần phải có trong mẫu mã file Excel.

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ bằng excel


Thành phần cần có trong cai quản hồ sơ nhân sự bởi Excel là gì?

Mã nhân viên (mã chấm công): từng nhân sự sẽ tiến hành cấp một một mã số cố định và thắt chặt và bảo vệ không trùng nhau. Mã số này đang được dùng để theo dõi bài toán chấm công hoặc các chế độ liên quan.Họ với tên nhân viênBộ phận, phòng ban làm việcCấp bậc nhân sự: BOD, quản ngại lý, nhân viên,…Vị trí công việc: Tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả cấp bậc hiện tại. Ví dụ: nhân viên MarketingLoại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cơ sở có tác dụng việc: Trụ sở chính, trụ sở 1, trụ sở 2,…Trình độ học tập vấn: trình độ chuyên môn học vấn cao nhất (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), trường Đại học, chuyên ngànhCác loại sách vở và giấy tờ cần thiết: Sơ yếu hèn lý kế hoạch có xác nhận địa phương, bản sao công hội chứng CMND hoặc CCCD, phiên bản sao công chứng giấy khai sinh, bản sao công chứng sổ hộ khẩu, phiên bản sao công chứng bằng giỏi nghiệp, Giấy khám sức mạnh có đóng dấu, phù hợp đồng có chữ ký kết và vết đỏ, hình ảnh thẻ,…Lương thưởng và phụ cấp: hiệ tượng thanh toán lương (qua thẻ xuất xắc tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc bank nào, chi nhánh nào (nếu có), Số fan phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinh nghiệm làm cho việc: thương hiệu công ty, tên vị trí, khoảng thời hạn công tác được sắp xếp theo sản phẩm công nghệ tự dòng thời gian. đề xuất giới hạn con số và chỉ sàng lọc hiển thị 1-5 kinh nghiệm tay nghề làm việc quan trọng nhất của nhân sự.
*
Mẫu làm chủ nhân sự bằng Excel sẽ bao gồm hầu như khá đầy đủ các thông tin cơ bản về nhân sự

Nên sử dụng những mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bởi excel nào?

Để thống trị một cách tổng thể và không hề thiếu thì không tính file làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp lớn nên thực hiện thêm các biểu chủng loại nhân sự Excel không giống như:

Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan tốt nhất về thông tin của các nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp (đang trong thời hạn phù hợp đồng).Quản lý hòa hợp đồng: thống trị thông tin hợp đồng thử việc và các loại thích hợp đồng lao rượu cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định tất cả thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ xác minh thời hạn, HĐLĐ không xác minh thời hạn). Các trường tin tức của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đối chọi giản, tuy nhiên lại tổng quan lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ chính xác cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp sẽ đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. File làm chủ hồ sơ bởi Excel về cơ bản là sự phối hợp giữa hai biểu mẫu danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những thông tin cần thiết trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc: cũng như như biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng so với nhân sự nghỉ ngơi việc, công ty cần quan tâm hơn sự biến đổi của những yếu tố có khả năng sẽ bị hủy hiệu lực sau khoản thời gian nhân sự nghỉ ngơi việc, cũng giống như hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục xong hợp đồng.Biến hễ tiền lương: không phải là nhân sự bắt đầu hay nhân sự ngủ việc, biến động tiền lương bao gồm các trường vừa lòng tăng lương, bớt lương, tăng level, bớt level, luân chuyển vị trí, chuyển công tác,…

Ưu với nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Hiện nay tất cả doanh nghiệp vẫn còn đấy sử dụng Excel để cai quản nhân sự, nhưng cũng có doanh nghiệp đã sửa chữa Excel bằng các phần mềm làm chủ hồ sơ nhân sự khác. Sở dĩ vì thế là bởi vì Excel có rất nhiều ưu điểm, nhưng cùng tồn tại những nhược điểm.

Ưu điểm


*
Thao tác trên Excel đối kháng giản, dễ sử dụng
Thao tác đối kháng giản

Các thao tác trong phần mềm Excel rất dễ dàng thao tác, dễ sử dụng, mọi người dùng đều rất có thể sử dụng. Trong khi phần mềm Excel gồm tính phổ cập rộng và ngân sách đầu bốn vào phần mềm cũng khá thấp.

Đa dạng những biểu mẫu

Công cụ hỗ trợ cho thống trị nhân sự cung cấp rất các form biểu mẫu đa dạng chủng loại và đầy đủ, được cho phép các doanh nghiệp thống trị lực lượng nhân sự của bản thân thông qua Excel. Ngoài ra form biểu chủng loại được cung ứng sẵn, các bạn đều có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và bố trí theo ý muốn của bản thân mình để tạo ra được biểu mẫu vừa lòng nhằm giao hàng tốt cho mục đích sử dụng của bạn.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Viết Chữ Tiếng Việt Trong Proshow Producer 9, Viết Tiếng Việt Trong Proshow Siêu Dễ

Sử dụng dễ dàng dàng

Sử dụng phần mềm làm chủ nhân sự miễn phí bởi Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan một bí quyết dễ dàng. Rộng nữa, ứng dụng còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn phí tổn sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành và quản lý khác nên tín đồ sử dụng vẫn tồn tại nhiều chi phí.

Nhược điểm


*
Không bảo vệ tính bảo mật
Không đảm bảo tính bảo mật

Biểu mẫu Excel đích thực không bảo đảm an toàn bảo mật vì không có tính phân quyền, ko có khu vực dữ liệu như thế nào được đánh dấu “chỉ dành cho tất cả những người quản lý”. Tuy nhiên chủ download file hoàn toàn có thể đặt mật khẩu truy cập, mặc dù vẫn không tránh khỏi khác trường phù hợp bị nhỉ ra ngoài. Không kể đa số người sẽ nên dùng phổ biến một biểu mẫu từ chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,… thì việc kiểm soát điều hành bảo mật là siêu khó.

Không thể vướng lại “thừa kế” cho những người sau

Biểu mẫu thống trị nhân sự bởi Excel là 1 trong tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng mà thật tiếc nuối là không có tác dụng bàn giao cùng thừa kế trọn vẹn. Bí quyết đặt tên và sắp xếp những thông tin bên trên biểu chủng loại Excel mà người cũ nhằm lại sẽ khá khó để một bạn mới hoàn toàn có thể tiếp quản.

Khả năng tích phù hợp kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có nhiều phần mượt doanh nghiệp rất có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm cai quản KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký kết điện tử,… điểm yếu của biểu mẫu Excel là quan yếu tích phù hợp với những công cụ hiện đại đó.

Dễ gây ra những lỗi không nên bởi thao tác của bé người

Tất cả các thao tác của con fan trên biểu chủng loại Excel, từ các việc nhập liệu tới search kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn bằng tay nên không đúng sót là vấn đề sớm muộn. Không nên sót sẽ còn xẩy ra thường xuyên không chỉ có vậy khi không ít người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu sẽ ngày càng gia tăng khi doanh nghiệp ngày dần phát triển. Lúc càng có khá nhiều nhân viên thì cơ sở tài liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Người quản lý cũng bắt buộc giải quyết bằng phương pháp cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột được. Nên về thọ dài, quản lý nhân sự bằng biểu chủng loại Excel truyền thống lịch sử gần như là không tưởng.

Kết luận

Không có gì là hay đối, gồm thể quản lý hồ sơ nhân sự bởi excel chưa thật sự tối ưu nhưng mà nó cũng có nhiều ưu điểm. Vậy cần việc lựa chọn sử dụng hay không và sử dụng thế như thế nào là phù trực thuộc vào tình hình thực tiễn cùng phương thức quản lý của mỗi doanh nghiệp.Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp hệ thống review năng lực nhân sự tiến bộ nhằm đạt được hiệu quả một cách xuất sắc nhất.

Xem thêm: Cách Tạo Danh Mục Bảng Trong Word 2010, Please Wait

thehetrethanhhoa.com.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp chiến thuật test online dành riêng riêng cho bạn Việt Nam. Từ hào sát cánh cùng +100 khách hàng doanh nghiệp bậc nhất như HONDA, Đại học FPT, TopCV, ngân hàng TMCP mặt hàng Hải vn (MSB)…

Nếu bạn suy nghĩ giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện và reviews năng lực nhân sự giúp buổi tối ưu giá cả lên cho tới 30%. Vui tươi đăng ký ngay tại đây để được support trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự thehetrethanhhoa.com.vn.